公務機關相較一般人民可輕易取得人民的個人資料，例如地政機關可查詢土地資料、警政機關可查詢犯罪前科等資料，故對於蒐集、處理或利用個人資料需特別注意當事人之隱私，遵守個人資料保護法(下稱個資法)之規定，以免對當事人造成嚴重的影響。
★ 公務機關對個人資料之蒐集、處理及利用：依個資法第 15-18 條
規定，除第 6 條第 1 項所規定資料外，否則公務機關皆只能在特定
目的內利用個資，不得逾越特定目的的範圍。
一、公務機關蒐集、處理個人資料，須符合以下要件：
特定目的+有下列情形之一者：
1.執行法定職務必要範圍內。
2.經當事人同意。
3.對當事人權益無侵害。
二、公務機關利用個人資料，須符合以下要件：
1.於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符。
2.可在特定目的外利用之情形：
(1)法律明文規定。
(2)為維護國家安全或增進公共利益所必要。
(3)為免除當事人之生命、身體、自由或財產上之危險。
(4)為防止他人權益之重大危害。
(5)公務機關或學術研究機構基於公共利益為統計或學術研究而有必要，且資料經過提供者處理後或經蒐集者依其揭露方式無從識別特定之當事人。
(6)有利於當事人權益。
(7)經當事人同意。