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檔案開放應用Q&A

Q1:何謂檔案開放應用?
A1:檔案開放應用係指民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用之相關作業及程序,包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計等事項。

Q2:檔案應用申請人之資格為何?
A2:依行政程序法、民法相關規定,滿20歲有行為能力之成年人、機關團體或其授權之代理人、委任人均可為應用檔案之申請人,但限制開放檔案則限當事人或利害關係人(須附利害關係相關佐證資料)申請,如以委託方式者,須填具委託書。

Q3:申請檔案應用是否須付費?其收費標準為何?
A3:經核准應用檔案者,閱覽、抄錄機關檔案,每二小時收取新台幣二十元;不足二小時,以二小時計算。複製檔案則依檔案管理局「檔案閱覽抄錄複製收費標準」規定收費。

Q4:人民申請檔案應用的程序為何?
A4:1.申請人填寫檔案應用申請書。
2.將申請書郵寄或親自送交檔案保管機關。
3.由機關業務單位進行申請審核。
4.業務單位審核完畢後,擬具「檔案應用審核通知書」及「檔案應用審核表」,於收文30日內通知申請人審核結果,並副知檔案管理單位。
5.申請人依審核通知,於指定日期至檔案應用處所閱覽、抄錄或複製檔案。
6.申請人確認檔案數量無誤後,於檔案應用簽收單簽名(兩聯,一聯交付申請人;另一聯由機關自行留存)。
7.申請人閱覽或抄錄完畢後將檔案交還受理單位。
8.收費並開立收據。

Q5:檔案應用申請書應記載事項為何?
A5:檔案應用申請書應載明下列事項:
1. 申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證字號(或護照號碼)。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人姓名、出生年月日、電話、住(居)所。
2. 有代理人者、其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證字號(或護照號碼);如係意定代理者,並應提出委任書;如係法定代理者,應敘明其關係。
3. 申請項目。
4. 檔案名稱或內容要旨。
5. 檔號或收發文字號。
6. 申請目的。
7. 申請日期。
8. 有使用檔案原件之必要者,其事由。

Q6:申請閱覽、抄錄或複製檔案應備證件為何?
A6:申請人依審核通知至指定應用場所時,應出示審核通知書及身分證明文件,完成登記程序後,由本局承辦人員陪同應用檔案。

Q7:申請閱覽檔案、抄錄或複製檔案須注意哪些事項?
A7:申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為。如有發生下列情形者,承辦人員應立即制止;其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。
1. 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
2. 拆散已裝訂完成之檔案。
3. 以其他方法破壞檔案或更換檔案內容。
4. 未經許可,擅自將卷宗資料之部分或全部帶離閱覽處所。
5. 私自進入檔案作業處所或庫房。

Q8:機關於何種情形得拒絕檔案應用申請?
A8:
1. 檔案內容涉及國家機密者。
2. 檔案內容涉及個人犯罪資料者。
3. 檔案內容涉及工商秘密者。
4. 檔案內容涉及學識技能檢定及資格審查者。
5. 檔案內容涉及人事及薪資資料者。
6. 依法令或契約有保密義務者。
7. 有侵害公共利益或第三人正當權益之虞者。

Q9:如何查詢檔案保管機關?
A9:可透過國家發展委員會檔案管理局-機關檔案目錄查詢網查詢。  
    (網址: https://near.archives.gov.tw)
最後更新日期:108-10-08
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